Zegen of vloek? 22-06-2018

Zegen of vloek?

Een actieve samenwerking tussen een deurwaarder en schuldhulpverlenende instanties klinkt voor de buitenwereld vast heel paradoxaal. Het was echter een hele effectieve paradox en dat moet het ook weer worden. Was, want de regels in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dreigen op dit vlak roet in het eten te gooien. Noopt de AVG tot een aanpassing van routines of leidt het  tot een frustratie van een praktische gang van zaken?

Nieuw of best al oud?

Hoewel de Wet bescherming persoonsgegevens op 6 juli van dit jaar de leeftijd van 18 jaar zou hebben aangetikt is iedereen (en niet alleen die organisaties die altijd al met privacygevoelige informatie hebben gewerkt) sinds de inwerkintreding van de AVG (25 mei 2018) opeens "privacybewust" geworden. Regels met betrekking tot de bescherming van de privacy zijn dus niet nieuw maar ze zijn wel in een nieuwe jas gestoken. Een jas als onderdeel van een Europees uniform. Door alle aandacht rondom de inwerkingtreding van de AVG is in ieder geval op een veel breder vlak dan daarvoor een grotere bewustwording van privacyregels ontstaan. Een hele goede zaak! Of toch niet?

Praktische gang van zaken

Voor natuurlijke personen brengt de AVG een betere bescherming van de privacy mee, voor organisaties en instanties zorgt de AVG met name voor het nodige oponthoud in de dagelijkse gang van zaken. Waar samenwerkingen voorheen soepel verliepen omdat er over en weer snel over informatie kon worden beschikt gaat dat in het AVG tijdperk toch net iets anders.  Instanties die altijd al met privacygevoelige informatie te maken hadden kenden elkaars rechten, plichten, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

De AVG kent aan betrokkenen (personen waar de informatie uitwisseling over gaat) een aantal rechten toe en verplicht organisaties en instanties deze te eerbiedigen op straffe van sancties. Kort gezegd dienen zij aan te kunnen tonen dat, indien zij privacygevoelige informatie vergaren, opslaan, bewaren en verstrekken (in de AVG samengevat met de term “verwerken”), zij dit op minimaal één van de in de AVG genoemde zes grondslagen doet.  Één van de rechten die de AVG aan betrokkene toekent is het "inzagerecht".  Op verzoek van de betrokkene moeten organisaties en instanties, indien zij privacygevoelige informatie hebben verstrekt aan anderen dan aan betrokkene zelf, kunnen “verantwoorden” aan wie zij dit hebben gedaan en dat dit was toegestaan.

Daar waar eerder dus snel gevolg werd gegeven aan een informatieverzoek wordt dit verzoek nu bij de ontvanger onder de AVG-loep gelegd. Dit leidt in negen van de tien gevallen tot aanvullende vragen alvorens er (al dan niet) gehoor wordt gegeven aan het verzoek. Gelet op de mogelijke aanzienlijke gevolgen bij het overtreden van de regels van de AVG is het niet onbegrijpelijk dat er wordt gevraagd om een “toestemmingsverklaring”. Die toestemmingverklaring is er soms niet en ook niet altijd nodig, maar minimaal één van de zes AVG grondslagen wel. Aanvullende vragen over de grondslag van een informatieverzoek en een verzoek om dit te bewijzen zijn frustrerend, zorgen voor oponthoud maar nodig zijn ze wel. Schuldhulpverlenende instanties ervaren dezelfde frustraties zo blijkt uit het recent gepubliceerde artikel op de site van de Nederlandse Vereniging voor Volkskrediet.

Aanpassing van routine

Het is duidelijk dat instanties en organisaties op een andere wijze uitvoering zullen moeten gaan geven aan informatieverzoeken als zij willen dat er voortvarend gehoor aan wordt gegeven. De AVG noopt nu eenmaal tot enige aanpassing. De informatieverzoeker doet er dan ook verstandig aan om in het verzoek aan te geven op welke grondslag het verzoek wordt gedaan en direct het bewijs waaruit dit blijkt bij te sluiten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een kopie van een stuk waaruit een formeel wettelijke vertegenwoordiging blijkt of een door betrokkene ondertekende toestemmingsverklaring. Dit voorkomt vragen hierover door de ontvanger van wie niet in alle gevallen verwacht kan worden dat deze bekend is met de grondslag van de verzoeker. Tevens heeft de ontvanger het bewijs nodig om op zijn/ haar beurt op correcte wijze uitvoering te kunnen geven aan de AVG regels. De onbekendheid met de regels van de AVG zorgt er momenteel nog voor dat de uitvoering die eraan gegeven dient te worden onbemind is. Het is zeker anders dan voorheen. Naarmate de tijd verstrijkt zullen de regels echter meer bekendheid krijgen. Meer ervaring in de praktische uitvoering zal er hopelijk voor gaan zorgen dat de noodzakelijke aanpassingen conform de AVG regels als minder frustrerend worden ervaren. 

Informatie over de AVG vind u terug op onze website. Heeft u verder nog vragen, neem dan gerust contact op met één van onze juristen.

Overige artikelen